Ψηφιακό δελτίο αποστολής: Τι αλλάζει από το 2027 στις μεταφορές, παραλαβές και επιστροφές των εμπορευμάτων

Αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις παρακολουθούν τις αποστολές, καταγράφουν τις παραλαβές και δηλώνουν τις επιστροφές προϊόντων φέρνει η δεύτερη φάση του ψηφιακού δελτίου αποστολής. Από την 1η Ιανουαρίου 2027, η ψηφιακή παρακολούθηση επεκτείνεται στα επιμέρους στάδια της μεταφοράς, ενώ οι διαφορές μεταξύ των ποσοτήτων που αναγράφονται στα παραστατικά και εκείνων που τελικά παραλαμβάνονται θα διαβιβάζονται στο myDATA.
Η απόφαση του διοικητή της ΑΑΔΕ, Γιώργου Πιτσιλή, αναδιαμορφώνει τις υποχρεώσεις αποστολέων, παραληπτών και μεταφορικών επιχειρήσεων. Καταργεί τη δυνατότητα καταγραφής των ποσοτικών αποκλίσεων μόνο σε εναλλακτικό αρχείο, αλλά παράλληλα διευρύνει την προθεσμία δήλωσής τους και προβλέπει εξαιρέσεις για συγκεκριμένες περιπτώσεις.
Η εφαρμογή χωρίζεται σε δύο στάδια. Από τις αρχές του 2027 ενεργοποιούνται οι διαδικασίες για φορτώσεις, μεταφορτώσεις, παραδόσεις, παραλαβές και ποσοτικό έλεγχο. Η ενιαία κωδικοποίηση των προϊόντων με βάση τη Συνδυασμένη Ονοματολογία TARIC ακολουθεί από την 1η Ιανουαρίου 2028.
Οι υποχρεώσεις στην παραλαβή
Βασική αλλαγή είναι ότι οι επιχειρήσεις θα πρέπει να εκδίδουν και να διαβιβάζουν Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής όταν διαπιστώνουν ότι παρέλαβαν περισσότερα ή λιγότερα εμπορεύματα από όσα αναφέρονται στο παραστατικό. Η καταχώριση αποκλειστικά σε εσωτερικό αρχείο δεν θα αρκεί.
Η προθεσμία δήλωσης των αποκλίσεων ορίζεται σε 15 ημέρες από την παραλαβή, αντί των πέντε ημερών του προηγούμενου πλαισίου. Υποχρέωση έκδοσης του δελτίου προβλέπεται επίσης, κατά περίπτωση, όταν ο προμηθευτής δεν έχει εκδώσει το απαιτούμενο παραστατικό.
Από τη συγκεκριμένη υποχρέωση εξαιρούνται οι ποσοτικές διαφορές σε μεταφορές μεταξύ εγκαταστάσεων της ίδιας επιχείρησης. Εξαιρούνται ακόμη αποκλίσεις που οφείλονται αποκλειστικά σε φυσικά φαινόμενα, όπως απώλεια υγρασίας, εξάτμιση ή μεταβολές θερμοκρασίας, εφόσον δεν αλλάζει η τιμολογούμενη ποσότητα.
Ειδική διαδικασία καθιερώνεται για προϊόντα που δεν μπορούν αντικειμενικά να ζυγιστούν πριν από την αναχώρηση, για παράδειγμα λόγω έλλειψης πλάστιγγας. Στις περιπτώσεις αυτές καταχωρίζεται κατά προσέγγιση ποσότητα με την ένδειξη «Προς Ζύγιση». Όταν πραγματοποιηθεί η ζύγιση, ο παραλήπτης εκδίδει Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής με την ένδειξη «Τελική Ποσότητα», ώστε να ενημερωθεί το myDATA.
Μεταφορτώσεις, επιστροφές και ταχυμεταφορές
Για τις επιχειρήσεις που αναλαμβάνουν αποκλειστικά τη μεταφορά εμπορευμάτων τρίτων, διευκρινίζεται ότι η ιδιότητα του μεταφορέα δεν δημιουργεί από μόνη της υποχρέωση έκδοσης δικού τους δελτίου αποστολής. Παραμένει, ωστόσο, η συμμετοχή τους στην ψηφιακή παρακολούθηση. Διαφορετικές υποχρεώσεις προκύπτουν όταν λειτουργούν ταυτόχρονα ως αποστολείς ή αποθηκευτές.
Για τις προσωρινές μεταφορτώσεις μέσω ενδιάμεσων εγκαταστάσεων προβλέπεται όριο 24 ωρών από την έναρξη της διακίνησης, χωρίς να απαιτείται νέο παραστατικό από την επιχείρηση στις εγκαταστάσεις της οποίας γίνεται η μεταφόρτωση. Εφόσον ξεπεραστεί το όριο, η επιχείρηση καταγράφεται ψηφιακά ως συσχετιζόμενος μεταφορέας, μέσω QR code ή άλλου τεχνικού τρόπου. Η πρόβλεψη αφορά μεταφόρτωση και όχι αποθήκευση.
Ψηφιακά θα καταγράφονται και οι περιπτώσεις μη παράδοσης ή μερικής παράδοσης. Για τα προϊόντα που επιστρέφουν, ο αποστολέας εκδίδει το προβλεπόμενο Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής. Σε μερική παράδοση, αντίστοιχο παραστατικό εκδίδει και ο παραλήπτης για την ποσότητα που παρέλαβε. Προβλέπονται επίσης διαδικασίες διόρθωσης λανθασμένων παραστατικών.
Το Συγκεντρωτικό Δελτίο Αποστολής χρησιμοποιείται όταν δεν είναι γνωστά τα στοιχεία του παραλήπτη ή όταν η ποσότητα που θα παραδοθεί προσδιορίζεται αφού ξεκινήσει η διακίνηση. Για μεταφορικές και εταιρείες ταχυμεταφορών με ηλεκτρονικά συστήματα παρακολούθησης σε πραγματικό χρόνο προβλέπονται απλουστεύσεις, χωρίς να καταργείται η υποχρέωση ψηφιακής καταγραφής φορτώσεων και μεταφορτώσεων.
Τι γίνεται όταν υπάρχει τεχνικό πρόβλημα
Σε διακοπή ρεύματος ή αποδεδειγμένη αδυναμία σύνδεσης στο διαδίκτυο, επιτρέπεται η έκδοση χειρόγραφων παραστατικών ή η χρήση άλλου τεχνικού μέσου. Με την αποκατάσταση της σύνδεσης, τα δεδομένα πρέπει να διαβιβάζονται χωρίς καθυστέρηση στο myDATA, με την ειδική ένδειξη απώλειας διασύνδεσης.
Για την υποστήριξη των διαδικασιών, η ΑΑΔΕ έχει αναβαθμίσει τις δωρεάν εφαρμογές timologio και myDATAapp. Οι διαθέσιμες λειτουργίες περιλαμβάνουν έκδοση και διαχείριση παραστατικών, σάρωση QR codes και ψηφιακή παρακολούθηση της διακίνησης, ώστε οι επιχειρήσεις να καταγράφουν τα επιμέρους στάδια μεταφοράς και παραλαβής των εμπορευμάτων.